Роз'яснення щодо діловодства та архіву приватного виконавця

Міністерство юстиції України розглянуло лист Асоціації приватних виконавців України від 10.07.2025 № 981/01-14 щодо надання роз’яснення з питань ведення приватними виконавцями діловодства і архіву та в межах компетенції повідомляє таке.
Основи організації та діяльності з примусового виконання судових рішень і рішень інших органів (посадових осіб) органами державної виконавчої служби та приватними виконавцями, їхні завдання та правовий статус визначає Закон України «Про органи та осіб, які здійснюють примусове виконання судових рішень і рішень інших органів» (далі – Закон).
Частинами сьомою та восьмою статті 27 Закону встановлено, що матеріали виконавчих проваджень та архів приватного виконавця є власністю держави і перебувають у володінні та користуванні приватного виконавця у зв’язку із здійсненням ним діяльності з виконання рішень.
Приватний виконавець зобов’язаний забезпечити зберігання документів діловодства та архіву протягом усього строку здійснення ним діяльності.
Правила ведення діловодства та архіву в органах державної виконавчої служби та приватними виконавцями затверджені наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2017 № 1829/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 08.06.2017 за № 699/30567 (далі – Правила).
Абзацом четвертим пункту 6 розділу І Правил встановлено, що при здійсненні діяльності приватного виконавця забезпечення організації ведення діловодства та архіву й дотримання цих Правил покладається на приватного виконавця.
Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання визначено розділом ІХ Правил.
Згідно з пунктами 1, 2, 5 цього розділу Правил, експертиза цінності документів приватного виконавця здійснюється особисто приватним виконавцем щороку, а у разі припинення діяльності приватного виконавця з підстав, передбачених пунктами 2 – 10 частини першої статті 44 Закону -тимчасоим приватним виконавцем.
Під час проведення експертизи цінності документів вирізняють такі групи справ:
постійного зберігання (за наявності);
тривалого (понад 10 років) зберігання;
тимчасового зберігання (до 10 років включно).
За результатами експертизи цінності документів в органі державної виконавчої служби, приватним виконавцем щороку складаються акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, описи справ у порядку, встановленому главою 3 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181 (далі – Правила організації діловодства та архівного зберігання документів), розділом V Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2014 № 1886/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11.11.201 за № 1421/26198 (далі – Порядок роботи з електронними документами).
Водночас слід зазначити, що главою 3 розділу VI Правил організації діловодства та архівного зберігання документів встановлено порядок складання та оформлення описів справ.
Виходячи з визначеного цією главою порядку можна дійти висновку, що приватний виконавець зобов’язаний описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через рік після завершення справ у діловодстві. Опис справ складається за формою, наведеною в додатку 19 до цих Правил.
При цьому зі змісту пункту 2 глави 3 цього розділу Правил організації діловодства та архівного зберігання документів вбачається, що на справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються, а у разі припинення діяльності приватного виконавця мають складатись обов’язково.
Порядок складання описів електронних справ визначено главою 2 розділом V Порядку роботи з електронними документами.
Також повідомляємо, що згідно з пунктом 4 розділу ХІ Правил, справи (документи), які підлягають знищенню, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
Передані до архіву органу державної виконавчої служби, приватного виконавця виконавчі провадження включаються в акт про вилучення виконавчих проваджень для знищення (додаток 12), який формується автоматизованою системою виконавчого провадження.
Загальна кількість виконавчих проваджень, включених до акта про вилучення виконавчих проваджень для знищення, зазначається в акті про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду.
При цьому варто зауважити, що Правила не містять положень які б передбачали погодження приватним виконавцем з державними органами, складених за результатами експертизи цінності документів, акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, та описів справ, а також передачу цих документів державним органам.
Водночас зазначаємо, що відповідно до пунктів 2, 3 розділу ХІІ Правил, у разі припинення діяльності приватного виконавця з підстав, передбачених статтею 44 Закону, справи (документи) поточного діловодства та архів приватного виконавця, у тому числі передані до архіву виконавчі провадження, підлягають передачі до архіву міжрегіонального управління Міністерства юстиції України за місцезнаходженням виконавчого округу, у якому приватний виконавець провадив діяльність.
У разі припинення діяльності приватного виконавця з підстав, визначених пунктами 2 – 10 частини першої статті 44 Закону, передача документів діловодства та архіву приватного виконавця здійснюється тимчасовим приватним виконавцем.
З огляду на це звертаємо увагу, що у разі припинення діяльності приватного виконавця описи справ та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, передаються до архіву відповідного міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.
Також повідомляємо, що порядок знищення справ та виконавчих проваджень визначено розділом ХІ Правил.
Згідно з положеннями пунктів 1, 4 цього розділу Правил, знищенню підлягають передані до архіву приватного виконавця справи, строк зберігання яких закінчився.
Справи (документи), які підлягають знищенню, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 01 січня року, в якому складено акт (наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2016 році, можуть включатися до акта, що буде складений не раніше 01 січня 2020 року).
При цьому зазначаємо, що Правилами не передбачено залучення приватним виконавцем державних органів для участі у знищенні справ (документів) та виконавчих проваджень, а також додання до акту про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, акту про вилучення виконавчих проваджень для знищення (згідно з абзацом третім пункту 4 розділу ХІ Правил, загальна кількість виконавчих проваджень, включених до акта про вилучення виконавчих проваджень для знищення, зазначається в акті про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду).
Крім цього інформуємо, що відповідно до пунктів 1, 2, 4 розділу VI Правил, номенклатура справ – систематизований перелік назв справ, що формуються в діловодстві органу державної виконавчої служби, приватного виконавця, із зазначенням строків зберігання справ.
Номенклатура справ є обов’язковим документом, який складається в органі державної виконавчої служби, приватним виконавцем для створення єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом та видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
Приватний виконавець протягом місяця з дня внесення щодо нього інформації до Єдиного реєстру приватних виконавців України складає номенклатуру справ.
Примірна номенклатура справ приватного виконавця затверджена наказом Міністерства юстиції України від 07.06.2017 № 1829/5 (в редакції наказу Міністерства юстиції України від 27.06.2024 № 1924/5) (далі -Номенклатура).
Згідно з пунктами 2 – 5 примітки до Номенклатури кожен приватний виконавець, незалежно від Номенклатури повинен мати індивідуальну номенклатуру справ.
До індивідуальної номенклатури справ дозволяється включати також заголовки справ, що не передбачені Номенклатурою.
Індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця складається у двох примірниках. Перший примірник (недоторканний) зберігається у відповідній справі приватного виконавця, другий – використовується приватним виконавцем як робочий.
Індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 01 січня наступного календарного року.
Індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця схвалюється експертною комісією міжрегіонального управління Міністерства юстиції України один раз на п’ять років.
Строки зберігання справ, передбачені Номенклатурою, переносяться до індивідуальної номенклатури справ приватного виконавця. Скорочувати строки зберігання не дозволяється. Для документів строки зберігання встановлюються на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884 (далі – Перелік типових документів).
Якщо строки зберігання справ не встановлено Номенклатурою та Переліком типових документів, ці строки встановлюються приватним виконавцем та схвалюються експертною комісією міжрегіонального управління Міністерства юстиції України. При цьому в номенклатурі справ робиться примітка «Строк зберігання встановлено (назва ЕК міжрегіонального управління (протокол № ___ від )».
З огляду на зазначені положення примітки до Номенклатури можна дійти висновку, що індивідуальна номенклатура справ приватного виконавця підлягає схваленню експертною комісією міжрегіонального управління Міністерства юстиції України один раз на п’ять років.
При цьому, у разі якщо за результатами уточнення до індивідуальної номенклатури справ приватного виконавця включені справи строки зберігання яких не встановлені Номенклатурою та Переліком типових документів, встановлені приватним виконавцем строки зберігання цих справ підлягають схваленню експертною комісією міжрегіонального управління Міністерства юстиції України.
Окремо зазначаємо, що листи Міністерства юстиції України не є нормативно-правовими актами, не встановлюють правових норм та мають лише інформативний характер.

Директор Департаменту державної виконавчої служби Дмитро РОМЕНСЬКИЙ